Premessa
Lo scorso maggio AgID ha pubblicato una modifica alle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” (in seguito LLGG), adottate per la prima volta nel settembre 2020, prorogando contestualmente la loro applicazione al 1° gennaio 2022.
Le LLGG, adottate sulla base dell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, in seguito CAD), hanno lo scopo di uniformare la normativa per la formazione, gestione e conservazione di tutti i documenti informatici e di aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014.
LLGG: ambito di applicazione e vincolatività
In particolare, le LLGG indicano modalità e regole tecniche per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, attraverso la promozione di un approccio by design, in base al quale sin dalla fase di formazione occorre pensare a tutta la procedura di gestione e conservazione degli stessi. Il processo di gestione dei documenti informatici viene articolato in tre fasi - formazione, gestione e conservazione - ciascuna suddivisa a sua volta in una serie di attività regolate con metodologie e prassi operative distinte.
Come indicato dal Consiglio di Stato, le LLGG sono atti di regolazione amministrativa, con valenza erga omnes e, ove previsto, carattere di vincolatività, impugnabili davanti al giudice amministrativo.
Le disposizioni delle LLGG sui documenti informatici si applicano anche ai privati, compresi gli enti no profit e le imprese (art. 2.3 CAD).
Pertanto, anche le associazioni del Sistema saranno tenute a adeguarsi alle nuove regole a partire dal 1° gennaio 2022, al fine di produrre e conservare i documenti informatici secondo gli standard tecnici definiti nelle LLGG.
Si segnala che, in base all’art. 18 del CAD, l’AgID non ha il potere di esercitare l’attività di vigilanza e controllo sui soggetti privati né di imporre sanzioni, tuttavia, la conformità dei documenti informatici alle nuove regole rileverà sotto il profilo dell’efficacia e validità del documento (vedi sotto punti b; c; d).
Documento informatico e valenza probatoria
Per documento informatico si intende “il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” ex art. 1.1. lett. p del CAD. In particolare:
- I documenti informatici:
- devono avere un determinato formato (Allegato 2) al fine di garantire il principio della interoperabilità tra i sistemi di gestione documentale e conservazione nella PA e nei privati, nonché mitigare il rischio di “obsolescenza tecnologica”. I formati dei documenti informatici sono: documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogico; registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari; insieme di dati, provenienti da una o elettronici più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata (vedi slide webinar). In base al par. 3.6 delle LLGG è possibile usare formati di file diversi da quelli indicati nell’Allegato 2 effettuando una valutazione di interoperabilità secondo le indicazioni dello stesso allegato, e valutare in seguito se è opportuno procedere al riversamento da un formato di file a un altro (par 3.7 LLGG).
- essere associati permanentemente ai metadati, alcuni dei quali sono obbligatori (Allegato 5). Come indicato nel par. 2.1.1 delle LLGG, il manuale di gestione deve indicare i metadati definiti per ogni tipologia di documento.
- In base all’art. 20, comma 1 bis del CAD, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e fa piena prova fino a querela di falso ex art. 2702 c.c.[1] quando è sottoscritto in modalità elettronica (con firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata) ovvero quando è formato, previa identificazione informatica dell’autore, attraverso un processo conforme alle LLGG e agli allegati, con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.
- Nel caso in cui non siano rispettati i requisiti prescritti dalle LLGG, l'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio saranno liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
- Più in generale, gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente sono soddisfatti, a tutti gli effetti di legge, per mezzo dei documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle LLGG (art. 20, comma 5 bis del CAD).
- Al fine di favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici e assicurare l’efficacia probatoria dei documenti informatici e delle copie, l’allegato 3 delle LLGG disciplina la “certificazione di processo” procedimento attraverso cui si garantisce la corrispondenza, nella forma e nel contenuto, della copia informatica all’originale analogico, senza ricorre allo strumento del raffronto dei documenti. Infatti, la copia informatica di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che la copia sia identica, nel contenuto e nella forma, all’originale analogico, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo (allegato 3).
- Le copie informatiche dei documenti analogici (atti pubblici, scritture private, atti e documenti amministrativi di ogni tipo) hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale; in caso contrario avranno la stessa efficacia probatoria dell’originale fino a quando la loro conformità all'originale non sia espressamente disconosciuta (art. 22 CAD).
Il responsabile della conservazione e il manuale di conservazione
Tra le altre cose, i privati dovranno nominare il responsabile della conservazione che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Questi potrà essere anche un soggetto esterno all’organizzazione, purché abbia specifiche competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Dalle risposte dell’AgID allegate, la nomina di tale figura è obbligatoria solo quando l’impresa decida di adottare e organizzare un sistema documentale informatico (tramite digitalizzazione o dematerializzazione).
Il responsabile della conservazione dovrebbe essere un soggetto diverso dal conservatore e in ogni caso la responsabilità giuridica generale sui processi di conservazione rimane in capo al responsabile par. 4.5 LLGG).
Il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi:
- assicura che i documenti informatici conservati abbiano le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle LLGG (art. 44 CAD);
- definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia (par. 4.5 LLGG).
- può delegare sotto la propria responsabilità, lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti, che all’interno della struttura organizzativa, abbiano specifiche competenze ed esperienze. Tale delega, riportata nel manuale di conservazione, deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate (par. 4.5 LLGG)
Tra i vari compiti, il responsabile della conservazione: definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, tenuto conto degli standard internazionali; gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente; genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione; effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione; effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi; adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni; provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione; predispone le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione; predispone il manuale di conservazione e ne cura l’aggiornamento periodico per adeguarlo ai cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione (par. 4.6 LLGG).
Azione di Confindustria
Confindustria è in stretto contatto con l’AgID per fornire il supporto al Sistema. A tal riguardo, lo scorso 15 dicembre si è svolto un webinar organizzato da Formez per la presentazione delle LLGG. Il video e gli atti del convegno sono scarabilli al seguente link: http://eventipa.formez.it/node/339903
Con AgID abbiamo inoltre creato un canale preferenziale per la riposta ai quesiti operativi posti dal Sistema. Inviamo in allegato le risposte di AgID ai quesiti finora formulati e vi invitiamo a inviarci ulteriori domande, dubbi e richieste di chiarimento sulle LLGG.
Risposte AGID.zip[1] Articolo 2702 codice civile: “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”.