Con il Provvedimento del 21 dicembre 2023, recante “Documento di indirizzo Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, il Garante privacy ha fornito indicazioni sulla conservazione dei c.d. metadati degli account dei servizi di posta elettronica dei lavoratori (giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto, dimensione dell’e-mail).
In particolare, il provvedimento impone la cancellazione dei metadati dopo un periodo di conservazione di massimo 7 giorni (estendibili di ulteriori 48 ore, in presenza di comprovate e documentate esigenze che ne giustifichino il prolungamento), superabile solo previa attivazione delle procedure previste dall’art. 4, co. 1 dello Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro).
Il provvedimento ha generato non poche preoccupazioni e difficoltà tra gli operatori, sia perché i metadati assolvono a funzioni fondamentali per il funzionamento della posta elettronica (es. per visualizzare la schermata dei messaggi, per effettuare la ricerca delle e-mail, per garantire integrità alle comunicazioni), sia perché assumono notevole rilevanza ai fini della sicurezza informatica.
A fronte di tali criticità, stamattina, il Garante privacy ha pubblicato una News con la quale ha comunicato di aver deciso di differire l’efficacia del Provvedimento e di promuovere una consultazione pubblica sulle forme e sulle modalità di utilizzo che renderebbero necessaria una conservazione dei metadati superiore a quella indicata nel predetto Provvedimento.
Invitiamo, pertanto, chiunque fosse interessato a inviarci, entro il 15 marzo p.v. (al seguente indirizzo e-mail: [email protected]), osservazioni, commenti, informazioni, proposte e tutti gli elementi ritenuti utili, al fine di definire un documento di posizione da trasmettere al Garante privacy in risposta alla consultazione.
Al riguardo, informiamo che, nelle scorse settimane, anche a fronte delle numerose segnalazioni ricevute dal Sistema, Confindustria ha avviato diverse interlocuzioni, sia a livello istituzionale (anche con le principali Associazioni di rappresentanza datoriale nazionali, per promuovere un’azione congiunta e condivisa sulla conservazione dei metadati), che tecnico, segnalando le difficoltà - sia sul piano operativo, che tecnologico - conseguenti a una cancellazione dei metadati nei tempi indicati dall’Autorità.
Invitation - Business at OECD Zero Corruption Forum.pdf